Riesgos en la gestión de la Nómina

Por: Maribel Cano

Una adecuada gestión de la Nómina requiere que las áreas de Recursos Humanos cuenten con profesionales preparados para afrontar grandes desafíos. Principalmente porque desde hace algunos meses han surgido cambios tanto salariales como de horarios, además de que ahora también hay que considerar cambios legales y fiscales.

Es innegable que existen diversos riesgos al momento de gestionar la Nómina, y que si no se atienden a tiempo pueden ocasionar considerables problemas a las organizaciones, por lo que es importante tenerlos en el radar:

• Cálculo erróneo. Si el control de la nómina o de la información no es el adecuado, las cantidades finales del recibo serán erróneas y los empleados recibirán una cantidad que no corresponde con su salario.
• Retraso en el pago. Problema que frecuentemente genera un gran descontento en los colaboradores que lo perciben como una falta de cumplimiento por parte de su empresa, y como resultado tendrán dificultad para cumplir con sus obligaciones económicas.
• Incumplimiento de la normativa. Los fallos en las nóminas pueden ocasionar sanciones y multas por parte de la administración, que pueden ser muy costosas para la empresa.
• Pérdida de tiempo y recursos. Corregir errores y calcular nuevamente las nóminas requiere de tiempo y personas. Y si no se resuelve a tiempo se puede traducir en pérdida económica.
• Disminución de confianza por parte de los empleados. Errores en el cálculo o el retraso en el pago de la nómina puede dañar la relación entre los empleados y la organización, e incluso, si ocurre con frecuencia, puede repercutir en la productividad y en los resultados de la empresa.
• Pérdida de prestigio. La organización corre el riesgo de perder la confianza de los colaboradores. Además, la imagen externa de la empresa se ve afectada al momento de retener o atraer talento.

La gestión de la Nómina es un proceso complejo y crítico para el área de RR.HH., motivo por el cual es clave optimizarla mediante su digitalización, para obtener beneficios y garantías concretas que permitan tomar mejores decisiones empresariales.

Afortunadamente la gestión de la Nómina en la actualidad incorpora grandes cantidades de datos e información de los empleados que permite al área de RR.HH. y a los directores obtener en el momento que lo requieran una visión completa de cada uno de los colaboradores. Respecto a la confianza, hoy en día existen en el mercado herramientas tecnológicas que ayudan a proteger los datos sensibles de los empleados y garantizan un buen nivel de seguridad.

La automatización de la nómina permite realizar cálculos precisos y seguros sobre los salarios de los empleados, impuestos y otras deducciones, así como minimizar riesgos de cometer errores. Además, se pueden evitar problemas legales y disgustos en el caso de posibles inspecciones.

Esta automatización también permite ahorrar recursos, emplear menos tiempo y menos dinero para terminar ciertas tareas, y los profesionales dedicados a la Nómina podrán centrarse en actividades más estratégicas como la generación de informes personalizados y presentación de conclusiones, gracias a la capacidad analítica y de explotación de datos de las soluciones tecnológicas. Además de que se puede obtener una visión completa del estado en el que se encuentran las finanzas y gastos en nóminas, así como tomar decisiones sólidas con el fin de mejorar los procesos de nómina.

Por esta razón, la utilización de una solución tecnológica Cloud para la gestión de la Nómina es un gran aliado para los departamentos de RR.HH., sobre todo ahora en lo que respecta a la adaptación de iniciativas como el aguinaldo digno, o la actual disminución de la jornada laboral, que presentan cambios directos en el pago de los salarios. Desafío empresarial que puede ser más sencillo si se cuenta con una solución innovadora que permita definir los calendarios de trabajo de los empleados, reorganizando su jornada actual y optimizando la organización de sus actividades para mantener el nivel de productividad.

Maribel Cano: Head of Marketing & Communications en Cegid para América Latina.