Programa de las 5´s. Orden y limpieza en tu espacio emprendedor
Por: Becky Irigoyen Palacios
Existen muchas herramientas para realizar esta tarea de orden y limpieza, pero es la de las 5´s la que encuentro más completa y fácil de realizar, ya sea en espacios personales, en casa u oficina. El programa de las 5´s es una técnica de gestión originaria del Japón, se basa en 5 fases simples y estratégicas para contar con espacios ordenados y limpios.
La “s” se refieren a la primera letra de las palabras del programa en japonés: Seiri (eliminar), Seiton (ordenar), Seiso (Limpiar), Seiketsu (Estandarizar) y Shitsuke (disciplina).
A Hiroyuki Hirano se le puede considerar como el padre de esta técnica.
El programa de las 5´s se aplica de forma fácil, con pasos muy sencillos que fortalecen los hábitos de orden y limpieza a corto, mediano y largo plazo.
Estas son las 5 fases del “Programa 5´s”:
- Seiri – Eliminar
Clasificar y eliminar.
Separa lo necesario de lo prescindible. Seguramente en esa bodega que todos tenemos, vas a encontrar cosas que, heredaste de otra administración, cosas que ya tiene más de un año de no usarse.
El “por si” no existe. Si no sabes qué hacer con algo, ¡¡dónalo!!, si ya está roto o no tiene compostura, tíralo! No lo guardes para después. Quédate con lo que puedas utilizar, que sirva y no esté roto.
Esta fase tiene el beneficio de deshacernos de las cosas inservibles que ocupan espacio y no ayudan en nada, de establecer prioridades, encontrar objetos perdidos y de quedarse con elementos útiles y necesarios para nuestro trabajo diario. Lo demás no nos es útil.
- Siton – Ordenar
Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
El objetivo es disminuir el tiempo en encontrar los recursos que necesitamos. Establecer el lugar para cada cosa, que esté visible y sin obstáculos para su uso.
Encuéntrale el lugar idóneo a cada cosa y que sea de fácil accesibilidad.
Tiene el beneficio de establecer controles, comisiones y encargados de área. Mayor accesibilidad para encontrar las cosas, se reafirman hábitos, se establecen controles para tomar y dejar las cosas de su lugar.
- Seiso – Limpieza e inspección
Limpiar e inspeccionar el entorno en busca de defectos.
Se trata de anticipar el defecto o la falla.
Así es, debemos limpiar.
Esta tarea nos ayuda a identificar posibles deterioros, fallas que no se observan a simple vista, mantenimiento constante a cada área e identificar las condiciones de cada cosa.
Esto nos ayuda a anticipar por medio del mantenimiento un posible desperfecto mayor que origine un mayor gasto o tiempo improductivo.
- Seiketsu – Estandarizar
Estandarizar lo conseguido en las fases anteriores para que los beneficios se prolonguen en el tiempo.
La manera óptima de desarrollar esta fase es mediante la elaboración de instrucciones a modo de esquema, que permitan de manera rápida consultar el lugar de cada cosa.
Pega letreros o croquis en lugares visibles para su fácil identificación y ubicación. Designa gavetas, cajones o cajas para cada cosa. Date el tiempo de organizar de forma precisa cada cosa, el resultado final te encantará.
- Shitsuke – Disciplina
Mecanizar, cambio de hábitos, estándares.
Lo que no se repite no se aprende, si no se evalúa o se da un seguimiento es seguro que volvamos a los antiguos hábitos y encontremos en corto tiempo el lugar igual que como lo habíamos encontrado en un inicio.
Aunque dejamos todo para que funcione por si solo, no le confiemos al destino. Supervisa, realiza tareas de mantenimiento y evaluación para mantenerlo limpio y ordenado el mayor tiempo posible.
Empieza con pequeños espacios, un cajón, un entrepaño y ya con la práctica podrás darte el gusto de ordenar esa bodega que tienes pendiente. Tomate el tiempo de registrar el antes y el después ya sea con una foto o video, los resultados te sorprenderán.
Para evitar posibles “Sabotajes” te dejo estos 9 consejos:
- Si no lo necesitas…no lo compres.
- Por cada cosa nueva que compres, saca una similar.
- Al final del día las cosas en su lugar.
- Deshazte de las cosas inútiles.
- No guardes cosas por duplicado o triplicado.
- Depura constantemente.
- No guardes papeles que no uses, a menos que tengas la seguridad que te van a hacer falta.
- Tira todo lo que está roto; si sabes que no tienes el tiempo para repararlo o si no vale la pena hacerlo.
- No te llenes de recuerdos, bodas, baby shower, bautizos, graduaciones, etc.
Disfruta esta tarea, la puedes hacer con tu equipo o de forma personal.
¡Ya que tengas tus fotos del antes y después compártelas!
